Mit dem freigegebenen Handbuch beginnen
Stellen Sie die genehmigte Fassung Ihres Mitarbeiterhandbuchs mit Ausgabedatum oder Versionsnummer bereit. Fügen Sie Anlagen, Richtlinienübersichten und separate Empfangsbestätigungen bei, die übersetzt werden sollen. Wenn Sie nur ausgewählte Richtlinien benötigen, nennen Sie die Abschnitte und Seitenbereiche.
Ein älterer Entwurf kann inzwischen geänderte Formulierungen enthalten. Prüfen Sie die Vorlage und markieren Sie noch nicht intern freigegebene Passagen. Die Übersetzung folgt den bereitgestellten Richtlinien; Fragen zu deren Ausarbeitung oder rechtlicher Wirkung gehören zu Ihren Personal- und Rechtsberatern.
Unternehmensbegriffe einheitlich verwenden
Unternehmenssprache umfasst oft Abteilungsnamen, Stellenbezeichnungen und Begriffe aus anderen Unterlagen. Senden Sie ein Glossar, vorhandene Sprachfassungen oder freigegebene Formulierungen, an denen sich die Übersetzung orientieren soll. Kennzeichnen Sie Produktnamen und interne Programme, deren Originalnamen beibehalten werden.
Beschreiben Sie, wer das Handbuch liest und wo diese Personen arbeiten. Eine Unterlage für neue Lagermitarbeiter kann andere Bezüge enthalten als eine für Bürokräfte. Konkrete Angaben zur Zielgruppe helfen mehr als die allgemeine Bitte, lokal oder professionell zu formulieren.
Die benötigten Dateien festlegen
Senden Sie die vorhandene Quelldatei und erläutern Sie, wie das übersetzte Handbuch verteilt werden soll. Geben Sie an, ob Sie eine Lesefassung oder eine bearbeitbare Datei benötigen, und nennen Sie Tabellen, eingebettete Formulare oder Bestätigungsabschnitte. Dateiformate und Layoutanforderungen sollten im Angebot vereinbart werden.
Verweist das Handbuch auf einen separaten Arbeitsvertrag, fügen Sie diesen nur bei, wenn er ebenfalls übersetzt werden soll. Listen Sie die Zielsprachen für jede Datei auf. So lässt sich ein vollständiges Handbuch von mehreren zusammengehörigen Dokumenten für verschiedene Leser unterscheiden.
Die nächste Aktualisierung vorbereiten
Bei einer überarbeiteten Fassung senden Sie die neue Vorlage und kennzeichnen die geänderten Abschnitte. Fügen Sie eine frühere Übersetzung als Referenz bei, falls vorhanden, und erläutern Sie, welche Texte freigegeben sind und welche ersetzt werden müssen. Der Dateiname allein erklärt die Überarbeitung nicht.
Fordern Sie mit Handbuch, Zielsprachen und gewünschtem Termin ein Angebot an. Nennen Sie auch den geplanten Veröffentlichungstermin und zugehörige Formulare. Das Angebot kann damit den aktuellen Dokumentensatz und die gewünschte Ausgabe vor der Bestellung abdecken.