Empiece por el manual aprobado
Proporcione la versión aprobada del manual del empleado, con su fecha de emisión o número de versión. Incluya los anexos, los calendarios de políticas y cualquier página independiente de acuse de recibo que quiera traducir. Si su equipo solo necesita determinadas políticas, identifique las secciones y los intervalos de páginas en su solicitud.
Un borrador anterior puede contener texto que su empresa ya haya cambiado. Compruebe el original antes de enviarlo y señale los pasajes pendientes de aprobación interna. La traducción sigue las políticas que usted proporcione; las cuestiones sobre su redacción o efectos jurídicos corresponden a sus asesores de recursos humanos y legales.
Utilice la terminología de su empresa de forma coherente
El lenguaje de una empresa suele incluir nombres de departamentos, puestos y términos que los empleados encuentran en otros materiales. Comparta un glosario, versiones en otros idiomas o textos aprobados que deba seguir la nueva traducción. Identifique los nombres de productos y programas internos que su organización conserva en su forma original.
Explique quién leerá el manual y dónde trabaja. Un documento para nuevos empleados de almacén puede utilizar referencias distintas de uno para personal de oficina. La información concreta sobre el público resulta más útil que una petición general de que el texto suene local o profesional.
Especifique los archivos que necesita su equipo
Envíe el archivo original que tiene y describa cómo distribuirá el manual traducido. Indique si necesita una copia de lectura o un archivo editable e identifique las tablas, formularios insertados o secciones de acuse de recibo. Los formatos y las necesidades de diseño deben acordarse como parte del presupuesto.
Si el manual remite a un contrato de trabajo independiente, inclúyalo solo si también necesita traducirlo. Enumere los idiomas de destino de cada archivo. Esto permite distinguir un manual completo de varios documentos relacionados dirigidos a públicos diferentes.
Planifique la próxima actualización del manual
Para un manual revisado, incluya la nueva versión original e identifique las secciones modificadas. Si tiene una traducción anterior, proporciónela como referencia e indique claramente qué texto está aprobado y cuál debe sustituirse. No confíe únicamente en el nombre del archivo para explicar la revisión.
Solicite un presupuesto con el manual, los idiomas de destino y el plazo deseado. Añada la fecha prevista de distribución e infórmenos sobre los formularios relacionados. Así, el presupuesto puede contemplar los documentos actuales y el resultado solicitado antes de hacer el pedido de traducción.