Partir de votre manuel approuvé
Fournissez la version approuvée du manuel du personnel, avec sa date de publication ou son numéro de version. Incluez les annexes, les tableaux de politiques et toute page d’accusé de réception à traduire. Pour certaines politiques seulement, précisez les sections et les pages concernées.
Une ancienne version peut contenir des formulations que votre entreprise a modifiées. Vérifiez le texte source avant de l’envoyer et signalez les passages encore en attente de validation interne. La traduction suit les politiques fournies ; leur rédaction et leurs effets juridiques relèvent de vos conseillers RH et juridiques.
Employer les termes de votre entreprise de façon cohérente
Le vocabulaire d’entreprise comprend souvent des noms de services, des intitulés de postes et des termes présents dans d’autres supports. Transmettez un glossaire, des versions linguistiques existantes ou des formulations approuvées à respecter. Indiquez les noms de produits et de programmes internes que votre organisation conserve dans leur forme originale.
Expliquez à qui le manuel est destiné et où ces personnes travaillent. Un document pour de nouveaux employés d’entrepôt peut comporter d’autres références qu’un manuel destiné au personnel de bureau. Des précisions concrètes sur le public sont plus utiles qu’une demande générale de langage local ou professionnel.
Préciser les fichiers nécessaires à votre équipe
Envoyez le fichier source disponible et décrivez le mode de diffusion du manuel traduit. Précisez si vous avez besoin d’une copie à consulter ou d’un fichier modifiable, et signalez les tableaux, formulaires intégrés et sections d’accusé de réception. Les formats et la mise en page doivent être convenus dans le devis.
Si le manuel renvoie à un contrat de travail distinct, joignez-le uniquement si sa traduction est également nécessaire. Listez les langues cibles pour chaque fichier. Vous distinguerez ainsi un manuel complet de plusieurs documents liés destinés à des publics différents.
Préparer la prochaine mise à jour
Pour un manuel révisé, fournissez la nouvelle version source et indiquez les sections modifiées. Si vous possédez une traduction antérieure, joignez-la comme référence en précisant les textes approuvés et ceux à remplacer. Le nom du fichier ne suffit pas à expliquer la révision.
Demandez un devis en joignant le manuel, les langues cibles et l’échéance souhaitée. Ajoutez la date de diffusion prévue et signalez les formulaires associés. Le devis pourra alors couvrir les documents actuels et le résultat demandé avant la commande.