Comece pelo manual aprovado
Forneça a versão aprovada do manual do funcionário, com a data de emissão ou o número da versão. Inclua apêndices, quadros de políticas e qualquer página separada de confirmação de recebimento que queira traduzir. Se a equipe precisa apenas de algumas políticas, identifique as seções e os intervalos de páginas na solicitação.
Uma versão preliminar pode conter textos que a empresa já alterou. Verifique o original antes de enviá-lo e sinalize os trechos que ainda aguardam aprovação interna. A tradução segue as políticas fornecidas; questões sobre a redação dessas políticas ou seus efeitos jurídicos cabem aos seus assessores de recursos humanos e jurídicos.
Use os termos da empresa de forma consistente
A linguagem da empresa costuma incluir nomes de departamentos, cargos e termos que os funcionários veem em outros materiais. Compartilhe um glossário, versões existentes em outros idiomas ou redações aprovadas que a nova tradução deva seguir. Identifique nomes de produtos e programas internos que a organização mantém na forma original.
Explique quem lerá o manual e onde trabalha. Um documento para novos funcionários de um armazém pode usar referências diferentes de outro voltado ao pessoal do escritório. Informações concretas sobre o público são mais úteis do que um pedido genérico para que o texto soe local ou profissional.
Especifique os arquivos que a equipe precisa
Envie o arquivo original disponível e descreva como pretende distribuir o manual traduzido. Informe se precisa de uma cópia para leitura ou de um arquivo editável e identifique tabelas, formulários inseridos ou seções de confirmação de recebimento. Os formatos solicitados e as necessidades de diagramação devem ser acordados no orçamento.
Se o manual mencionar um contrato de trabalho separado, inclua esse documento apenas se também precisar traduzi-lo. Liste os idiomas de destino de cada arquivo. Isso facilita a distinção entre um manual completo e vários documentos relacionados com públicos diferentes.
Planeje a próxima atualização do manual
Para um manual revisado, inclua a nova versão original e identifique as seções alteradas. Forneça uma tradução anterior como referência, se tiver, deixando claro qual texto foi aprovado e qual precisa ser substituído. Não dependa apenas do nome do arquivo para explicar a revisão.
Solicite um orçamento com o manual, os idiomas de destino e o prazo desejado. Acrescente a data de distribuição prevista e informe sobre formulários relacionados. Assim, o orçamento pode contemplar o conjunto atual de documentos e o resultado solicitado antes de você fazer o pedido de tradução.